Executive Administrator

Executive Administrator / Administrateur exécutif ou administratrice exécutive

Strategic Initiatives & Programs /Initiatives et programmes stratégiques - Ottawa, Ontario (Remote)

At Healthcare Excellence Canada (HEC), we believe great things happen when purpose meets passion. Our bright, determined, and enthusiastic team is on a mission to shape a future where everyone in Canada has safe and high-quality healthcare.   

We balance high performance with joy at work. We show up as our best selves because we know that’s how we make a real difference. When you join HEC, you’re joining a team that collaborates with patients, caregivers, and healthcare professionals across the country to turn proven innovations into lasting improvements in care. Together, we spread innovation, build capability, and catalyze policy and practice change to make healthcare better for all Canadians.  

If you’re inspired by impact, energized by teamwork, and ready to help transform Canada’s healthcare system, apply to the position below and join HEC!  

Position Type: Permanent Full-Time

Reports to: Vice-President, Strategic Initiatives & Programs

Typical Hiring Range: $76,000 - $86,000

Vacancies: 1.

Location: We are a pan-Canadian healthcare organization and welcome candidates from across Canada. Our head office is located in Ottawa, Ontario and we welcome flexible work options such as permanent/fully remote, hybrid, flexible work hours, and compressed work weeks.

Deadline to apply: Monday, April 20, 2026
at 3:00 pm ET

How to apply: Visit https://hecesc.bamboohr.com/careers 

The Executive Administrator holds three main areas of responsibility:  

1. provides integrated executive, administrative, and coordination support to their assigned portfolio to enable effective planning and delivery;  
2. leads and improves administrative and operational processes to ensure effective information flow, alignment, and collaboration across their assigned portfolio, the Senior Leadership Team, the broader organization, and external interest holders and partners; and  
3. provides general program and governance support, including preparation of briefings, reports, and materials that support planning, oversight, and delivery of HEC’s strategy.  

 The incumbent must be highly motivated, a quick thinker, and able to assess and prioritize requests in alignment with organizational and leadership priorities. The role requires sound judgment, discretion, professionalism, and flexibility to support senior leaders as needed. 

This position regularly interacts with senior-level internal leaders and external partners and is entrusted with highly sensitive and confidential information. The incumbent is expected to maintain strict confidentiality and consistently reflect the values and culture of the organization. 

Your core responsibilities include: 

• Provides comprehensive executive-level administrative and operational support, including integrated calendar management, meeting coordination, agenda preparation and minute-taking, travel arrangements, expense reconciliation, correspondence management, workback schedules and tracking of action items. 
• Screens and prioritizes incoming communications and responds independently where appropriate. 
• Prepares, drafts, edits, and proofreads correspondence, briefing notes, presentations, and other materials for review and signature. 
• Acts as a key liaison between their portfolio, Senior Leadership Team members, staff, Board members, and external interest holders and partners. 
• Supports continuity across Senior Leadership offices by providing back-up and cross-portfolio coverage as required. 
• Coordinates and monitors program and project activities across the portfolio, including milestone tracking, documentation, committee support, proactively flagging key deadlines and risks, and ensuring deliverables and deadlines are met. 
• Other duties as assigned. 

Education and experience you will need to have: 

• College diploma in office administration, business administration, or a related field; or equivalent education and/or work experience is required. 
• Minimum of three (3) years’ progressive experience in a fast-paced environment is required, preferably in healthcare or a not-for-profit organization. 
• Bilingual in French and English is preferred (English communication skills at Advanced “C” level required).  
• Advanced computer software skills in Microsoft Office suite and virtual environment are required. 
• Experience with basic budgetary oversight is required.  
• Demonstrated ability working in health and/or social services environment is preferred. 

You will be a great fit for this role if you have: 

• Highly developed interpersonal and problem-solving skills.  
• Excellent project management skills including the ability to plan and the ability to collaborate with other teams and across the organization.  
• Excellent oral and written communication skills.  
• Demonstrated time management  Well organized and attentive to detail.  
• Professional tact and diplomacy and confidentiality required.   
• Ability to work well in a dynamic and highly motivated team. 
• Ability to foster strong internal and external relationships.

HEC currently offers:  

• Competitive salary with a bilingual bonus (if applicable) 
• Full access to our comprehensive benefits package on the 1st day of employment 
• Flexible work options including onsite, hybrid, or fully remote and flexible hours of work 
• Holiday break closure in December between Christmas Day and New Year’s Day 
• Generous vacation and personal leave plans 
• A defined benefit pension plan with the CAAT Pension Plan 
• Employee and Family Assistance Programs 
• Fitness and Wellness Allowance 
• Remote Work/Parking Allowance 
• Paid professional association fees 
• Educational and development opportunities 
• On site (Ottawa) gym and complimentary coffee/tea 
• Social activities 

*HEC is open to exploring the possibility of secondments and interchanges with other organizations as part of our recruitment process.  

**Applications submitted for this posting may be retained and considered for similar opportunities for up to six months.    

Please note that all applications are reviewed by our human People & Culture team, who make selection decisions. Applications are received and processed through BambooHR, and we may use automated screening questions and system-based sorting tools to support the evaluation process. Any use of automated features is intended to assist, not replace, human review.    

Healthcare Excellence Canada (HEC) is an equal opportunity employer and embraces diversity and inclusivity. HEC is committed to building teams with a variety of backgrounds, skills and views, as the more inclusive we are, the more impact we can have. We encourage applications from all qualified individuals, including visible minorities, Indigenous persons, and persons with disabilities. We thank all applicants for their interest; only those selected for an interview will be contacted. Accommodations are available on request for candidates taking part in all aspects of the selection process. 

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Chez Excellence en santé Canada (ESC), nous croyons que l’impact naît de la rencontre entre sens et passion. Notre équipe brillante, déterminée et passionnée contribue à façonner un avenir où chaque personne au Canada reçoit des soins et services de santé sûrs et de qualité.   

Nous visons l’équilibre entre performances élevées et épanouissement professionnel. Nous donnons le meilleur de nous-mêmes, car nous savons que c’est ainsi que nous faisons bouger les choses. ESC vous invite à faire partie d’une équipe qui collabore avec des patients et des patientes, des personnes proches aidantes et des prestataires de soins de santé de partout au pays afin d’améliorer durablement les soins au moyen d’innovations éprouvées. Ensemble, nous diffusons les innovations, renforçons les capacités et catalysons le changement dans les politiques pour améliorer les soins et services de santé pour toutes les personnes vivant au Canada.  

Si vous souhaitez contribuer à la transformation du système de santé canadien et que le travail d’équipe vous motive, joignez-vous à ESC en posant votre candidature pour le poste ci-dessous!   

Type de poste : Poste permanent à temps plein

Sous la responsabilité de : Vice-présidente, Initiatives et programmes stratégiques

Fourchette typique à l’embauche : $76,000 - $86,000

Nombre de postes vacants :
1

Lieu de travail : Nous sommes un organisme de santé pancanadien dont le siège social est situé à Ottawa, en Ontario. Nous acceptons les candidatures de partout au pays et les options de travail flexibles (télétravail, travail hybride, horaires flexibles et semaines de travail comprimées).

Date limite de candidature : Le lundi 20 avril 2026 à 15h00 HE

Pour postuler : https://hecesc.bamboohr.com/careers 

Les responsabilités principales de l’administrateur exécutif ou l’administratrice exécutive se déclinent en trois volets :  

1. Fournir à la haute direction un soutien intégré en matière d’administration et de coordination du portefeuille attribué en vue de favoriser une planification et une exécution efficaces des activités.  
2. Diriger et améliorer les procédures administratives et opérationnelles afin d’assurer une circulation efficace de l’information, un alignement des objectifs et la collaboration entre le portefeuille attribué, la haute direction, l’ensemble de l’organisme et les parties prenantes et partenaires externes.  
3. Offrir un soutien général aux équipes de programmes et de gouvernance, notamment par la préparation de notes d’information, de rapports et d’autres documents appuyant la planification, la supervision et la mise en œuvre de la stratégie d’ESC.  

La personne titulaire du poste doit faire preuve d’une grande motivation; elle doit être capable de réfléchir rapidement et d’évaluer et hiérarchiser les demandes en fonction des priorités de l’organisme et de la direction. Ce rôle requiert du discernement, de la discrétion, du professionnalisme et de la souplesse afin de soutenir les membres de la haute direction selon les besoins. 

 La personne titulaire interagit régulièrement avec des membres de la haute direction de l’organisme et des partenaires externes, et est appelée à traiter des informations hautement sensibles et confidentielles. Il lui incombe d’assurer le strict respect de la confidentialité et d’incarner en tout temps les valeurs et la culture de l’organisme. 

Responsabilités principales : 

• Fournir un soutien administratif et opérationnel complet à la haute direction, notamment assurer la gestion intégrée du calendrier, la coordination des réunions, la préparation des ordres du jour et la prise de notes, l’organisation des déplacements, le rapprochement des dépenses ainsi que la gestion des communications et des rétroplannings et le suivi des mesures à prendre. 
• Effectuer le tri des communications entrantes, les prioriser et y répondre de manière autonome, le cas échéant. 
• Préparer, rédiger, réviser et relire la correspondance, les notes d’information, les présentations et tout autre document pour examen et signature. 
• Exercer un rôle de liaison stratégique entre son portefeuille, les membres de la haute direction, le personnel, les membres du conseil d’administration et les parties prenantes et partenaires externes. 
• Soutenir la continuité des activités au sein des bureaux de la haute direction en assurant la relève et une couverture interportefeuilles, au besoin. 
• Coordonner et superviser les activités des programmes et des projets de son portefeuille, y compris le suivi des jalons, la gestion de la documentation, le soutien aux comités, le rappel proactif des échéances et des risques importants ainsi que le respect des échéances et des éléments livrables. 
• Accomplir les autres tâches demandées. 

Expérience et qualifications demandées : 

• Diplôme d’études collégiales en administration de bureau, en administration des affaires ou dans une discipline connexe; ou une combinaison équivalente de formation et/ou d’expérience professionnelle.  
• Au moins trois (3) ans d’expérience progressive dans un milieu de travail au rythme soutenu, de préférence dans un organisme de santé ou sans but lucratif. 
• Bilinguisme anglais-français de préférence (niveau « C » – avancé – en communication en anglais obligatoire).  
• Excellente connaissance de la suite et de l’environnement virtuel Microsoft Office. 
• Expérience de base en suivi budgétaire.  
• Capacité avérée à travailler dans le domaine de la santé et des services sociaux, un atout. 

Ce rôle est fait pour vous si vous présentez les caractéristiques suivantes : 

• Solides compétences en communication interpersonnelle et en résolution de problèmes.  
• Excellentes compétences en gestion de projet, notamment la capacité de planifier et de collaborer avec d’autres équipes de l’organisme.  
• Excellentes aptitudes en communication orale et écrite.  
• Capacités avérées en gestion du temps. Bon sens de l’organisation et souci du détail.  
• Capacité de faire preuve de tact et de diplomatie et de respecter la confidentialité.  
• Aptitude à bien fonctionner au sein d’une équipe dynamique et très motivée. 
• Capacité à établir et à entretenir de solides relations internes et externes.

Ce qu’ESC vous propose :  

• Salaire compétitif avec prime au bilinguisme (s’il y a lieu) 
• Plein accès à notre régime d’avantages sociaux complet dès le premier jour 
• Options de travail flexibles : travail sur place, travail hybride, télétravail, et horaires flexibles 
• Fermeture pour les vacances des Fêtes en décembre entre Noël et le jour de l’An 
• Régimes de vacances et de congés personnels généreux 
• Régime de retraite à prestations déterminées (régime de retraite des CAAT) 
• Programmes d’aide aux employés et à leur famille 
• Allocation santé et mieux-être 
• Indemnité de travail à distance ou de stationnement 
• Remboursement des frais d’adhésion à des associations professionnelles 
• Possibilités de perfectionnement et de formation 
• Centre d’entraînement ainsi que café et thé offerts sur place (Ottawa) 
• Activités sociales 

* Dans le cadre de ce processus de recrutement, ESC est disposé à explorer la possibilité de détachements et d’échanges avec d’autres organismes. 

 ** Les candidatures reçues pour ce poste pourront être conservées jusqu’à six mois et envisagées pour des offres similaires. 

Veuillez noter que toutes les candidatures sont examinées et toutes les sélections sont faites par notre équipe Personnes et culture, composée de personnes bien réelles. Les candidatures sont reçues et traitées par le biais de BambooHR, et nous pouvons utiliser des questions de présélection automatisées et des outils de tri offerts par le système dans le cadre du processus d’évaluation. Tout usage de fonctionnalités automatisées a pour but d’aider, et non de remplacer, l’analyse humaine. 

Excellence en santé Canada (ESC) est un employeur équitable attaché aux principes de diversité et d’inclusion. Nous sommes résolus à bâtir des équipes réunissant des expériences, des compétences et des perspectives variées : plus nous reflétons la diversité de nos communautés, plus notre action est efficace. Nous encourageons les candidatures de toutes les personnes qualifiées, y compris celles des minorités visibles, des personnes autochtones et des personnes en situation de handicap. Nous remercions toutes les personnes ayant postulé. Seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées. Des mesures d’adaptation sont offertes sur demande tout au long du processus de sélection. 

Location

Ottawa, Ontario (Remote)

Department

Strategic Initiatives & Programs /Initiatives et programmes stratégiques

Employment Type

Permanent Full-Time / Permanent à temps plein

Minimum Experience

Mid-level

Compensation

Typical hiring range: $76,000 - $86,000